Homeoffice: Welche Kosten kann ich bei der Steuererklärung absetzen?

Immer mehr Beschäftigte arbeiten im Homeoffice . Naturgemäß sind es vor allem Jobs in Büros, die während der Pandemie von Zuhause aus erledigt werden. Mitarbeiter nutzen ihr Mobiliar, bezahlen Miete und Heizkosten. Die Regierungskoalition erwägt nun, Beschäftigte im Homeoffice mit täglich 5 Euro steuerlich zu entlasten – mit maximal 500 Euro pro Jahr. Noch ist dies aber nicht beschlossen.

Welche Kosten derzeit gegenüber dem Arbeitgeber oder der Steuer geltend gemacht werden können – dazu beantwortet der Hamburger Fachanwalt für Arbeitsrecht, Christian Oberwetter , wichtige Fragen.

Wer darf bislang ein Arbeitszimmer beim Finanzamt geltend machen?

Jeder Berufstätige, der seine Tätigkeit ausschließlich von zu Hause aus ausübt. Dies sind vor allem Selbstständige und Freiberufler. Auch Mitarbeiter, denen der Arbeitgeber keinen betrieblichen Arbeitsplatz zur Verfügung stellt, wie zum Beispiel Außendienstler, können ein Arbeitszimmer steuerlich absetzen.

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Welche Kosten dürfen dabei in Rechnung gestellt werden?

Es dürfen anteilige Kosten des Arbeitszimmers für die Miete und Nebenkosten wie Heizung und Strom steuerlich abgesetzt werden. Immobilieneigentümer können entsprechend anteilig ihre Gebäudeabschreibung geltend machen. Darüber hinaus kann die Ausstattung des Arbeitszimmers – wie Stuhl, Schreibtisch, Beleuchtung oder eine Renovierung – angegeben werden. Unabhängig davon, ob das Finanzamt das Arbeitszimmer steuerlich anerkennt, können alle Steuerzahler Arbeitsmittel wie einen Schreibtisch geltend machen.

Gilt das auch für Beschäftigte, die ins Homeoffice geschickt wurden?

Ja. Wenn der Arbeitgeber Homeoffice angeordnet hat, stand den Beschäftigten kein Arbeitsplatz im Betrieb zur Verfügung.

Kann man sein Homeoffice-Zimmer steuerlich absetzen?

Wer in diesem Jahr aus dem Homeoffice arbeiten musste, kann die Aufwendungen für Arbeitsmittel in voller Höhe steuerlich geltend machen, für andere Ausstattung und anteilige Mietkosten nur bis zur Höhe von 1250 Euro. Sollte es so sein, dass man künftig nur noch aus dem Homeoffice arbeitet, können die anteiligen Kosten des Arbeitszimmers in voller Höhe steuerlich abgesetzt werden.

Welche Voraussetzungen sind dafür notwendig?

Es muss sich um ein separates Zimmer handeln, dass auch fast ausschließlich zum Arbeiten genutzt wird. Nur eine minimale private Nutzung ist zulässig. Es dürfen dort also keine Gästebetten aufgestellt und auch kein Hauswirtschaftszimmer daraus gemacht werden.

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Was machen Menschen, die am Küchentisch oder im Schlafzimmer provisorisch – aber über Monate – arbeiten?

Sie sollten sich auf jeden Fall vom Chef bescheinigen lassen, dass sie ins Homeoffice abgeordnet wurden und ihren Arbeitsplatz zu Hause durch Fotos dokumentieren. Der Grund: In einem Gesetzentwurf zum Jahressteuergesetz 2020 hat der Bundesrat empfohlen, auch solche Homeoffice-Arbeitsplätze steuerlich absetzen zu können, bei denen kein Arbeitszimmer besteht. Die große Koalition will sich möglicherweise auf eine Tagespauschale von 5 Euro verständigen, wobei zwei Jahre lang jährlich höchstens 500 Euro für Beschäftigte im Homeoffice absetzbar sind.

Sollte die Pauschale auf die Werbungskostenpauschale (WK) angerechnet werden?

Würden die beiden Pauschalen nebeneinander bestehen, wäre das für die Beschäftigten das Beste. Arbeitnehmer könnten dann pauschal 1600 Euro steuerlich ansetzen. Wird eine Homeoffice-Pauschale auf die WK-Pauschale angerechnet, bleiben den Beschäftigten wie bisher nur 1000 Euro pauschal. Man müsste dann weitere Kosten nachweisen, um über die 1000 Euro Grenze zu kommen, damit es sich lohnt.

Weniger als die 1000 Euro Pauschale kann nicht herauskommen. Wenn man das Homeoffice voll ansetzt und das Finanzamt diese 120 Tage bei den Fahrtkosten zum Arbeitsplatz abzieht, kann sich dies vor allem für Mitarbeiter mit langem Arbeitsweg sogar nachteilig auswirken.

Kann man die Kosten für die Nutzung des privaten Druckers absetzen oder beim Arbeitgeber geltend machen?

Grundsatz ist: Der Arbeitgeber stellt die Arbeitsmittel. Ihn trifft die Pflicht, den Arbeitsplatz im Homeoffice mit allen Arbeitsmitteln auszustatten. Setzen Beschäftigte eigene Geräte ein, so haben sie gegenüber dem Arbeitgeber einen Anspruch auf Aufwendungsersatz – wie zum Beispiel die Erstattung von Wartungs- und Materialkosten. Idealerweise sollte dazu eine ausdrückliche vertragliche Regelung getroffen werden. Alternativ sind die Kosten steuerlich absetzbar.

Wie verhält es sich mit Telefonkosten?

Auch hier bietet sich eine Kostenerstattung durch den Arbeitgeber an, gegebenenfalls im Rahmen einer Pauschale. Ansonsten können Beschäftigte solche Kosten als Werbungskosten in Höhe von 20 Prozent der monatlichen Rechnung, höchstens jedoch 20 Euro monatlich, geltend machen. Bei konkretem Nachweis können auch höhere Kosten geltend gemacht werden.

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Ist der Arbeitgeber verpflichtet, Mitarbeitern im Homeoffice ergonomische Arbeitsmöbel zur Verfügung zu stellen?

Ja. Der Homeoffice-Arbeitsplatz muss den arbeitsschutzrechtlichen Ansprüchen genügen und der Arbeitgeber muss diese Vorgaben genauso erfüllen wie beim Arbeitsplatz im Betrieb.

Wer kommt zum Beispiel für medizinische Massagen auf, die durch Sitzen auf schlechten Stühlen entstehen?

Solche Kosten wird der Arbeitgeber wegen Verletzung seiner Fürsorgepflicht tragen müssen, wenn er seinen Schutzpflichten nicht nachgekommen ist.

Was ändert sich durch Homeoffice für die Entfernungspauschale für Beschäftigte mit Privatwagen bzw. die Jahreskarten für den ÖPNV haben?

Wer aus dem Homeoffice arbeitet, fährt nicht zu seiner Arbeitsstätte. Er kann nur für die tatsächlichen Fahrten die Entfernungspauschale steuerlich ansetzen. Eine Jahreskarte für den ÖPNV wird während der Pandemiephase steuerlich abgesetzt werden können.

Was ändert sich für Dienstwagen-Besitzer, die in diesem Jahr seltener ins Büro fahren?

Für Dienstwagen-Besitzer kann die Versteuerung sogar günstiger werden. Durch seltenere Fahrten zum Dienst kann sich der zu versteuernde Privatanteil ermäßigen.

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